05 · 申请
从"签约 + 首款到账"到"学校 Offer + 学校确认费代缴完成"。运营部 + 销售跟单的深度协作段。
申请阶段的 4 个子流程
flowchart LR
A[签约 + 首款]:::done --> B[文书撰写
PS + CV + 推荐信]:::ops
B --> C[网申提交
学校官网 / 代理门户]:::ops
C --> D[交学校报名费
¥500-2,000/校]:::fin
D --> E[跟 Offer
2-8 周]:::ops
E --> F[Offer 确认 +
学校确认费代缴]:::fin
F --> G[进入 SP / 行前]:::done
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classDef fin fill:#fbe4e2,stroke:#9c2a25,color:#9c2a25
classDef done fill:#e4efe4,stroke:#0a5a0a,color:#0a5a0a
5.1 文书撰写（申请前）
文书 3 件套
- PS（Personal Statement）：500-1000 词，因校定制，AEIS 段不需要，本科 / 硕士必需。
- CV / Resume：1-2 页，含学业 / 活动 / 奖项 / 英文等级。
- 推荐信（Letter of Recommendation）：通常 1-2 封，学校 / 老师出具。
文书质量三档
| 档位 | 适用学生 | 产出方式 | 成本（本机构） | 客户价 |
|---|---|---|---|---|
| 基础款 | 私立大专 / 本科直入 | 模板 + AI 生成 + 人工校对 | ¥200/份 | ¥1,500/份 |
| 升级款 | 私立硕士 / 国际本科 | AI 初稿 + 资深文书 2 轮改 | ¥600/份 | ¥3,500/份 |
| 旗舰款 | NUS/NTU 硕博 / 高端研究型 | 外聘海外文书专家深度共创 | ¥2,000/份 | ¥8,000-15,000/份 |
AI 文书助手建议（老板 ENTP 优势所在）：训一个专属 GPT / Claude agent，输入学生画像 → 输出各校定制 PS 初稿。人工只做"事实校验 + 情感润色"，把文书成本压到 ¥200/份，这是 Marketing 投流以外的第二大降本杠杆。
5.2 网申提交
申请渠道
- 学校官网（首选）：Kaplan / PSB / JCU / Curtin / Amity / SIM 等都有代理门户，登录后批量管理
- 代理后台：大部分私立给合作中介开了"Agent Portal"，提交更快（批量 + 一键对接）
- 公立（NUS/NTU/SMU）：必须在学校官网自助提交，中介只能辅助
每位学生申请数量建议
- 本科 / 硕士直申：3-5 所院校组合（冲 1 + 稳 2 + 保 2）
- AEIS：所有公立按年级统一，私立 Fallback 固定 2 所
- 国际学校：按"位置 + 年级 + 国别背景"挑 2-3 所
5.3 学校报名费（代收代缴）
合规关键：报名费一定要"代收代缴"口径，不能进本机构收入表。合同里明确"代缴款"字段，开票只开服务费不开学费 / 报名费，避免税务 / 财会问题。
- 金额：每校 ¥500-2,000（约 SGD 100-400）
- 支付：本机构代缴学校 → 收学生对应 ¥ 金额（不收任何加价）
- 记账：独立"代缴款"账本，学生身份 ID 关联，每月对账
5.4 跟 Offer（最吃耐心的一段）
不同学校的 Offer 周期
| 学校类型 | 典型周期 | 跟进节奏 | 常见坑 |
|---|---|---|---|
| Kaplan / PSB / Amity / SIM 私立 | 2-4 周 | 每周 1 次邮件跟 | 材料不齐补交 3 轮是常态 |
| JCU / Curtin 澳校新加坡分校 | 3-6 周 | 每周 1 次 | 本科要面试，要提前约时间 |
| NUS / NTU / SMU | 6-12 周 | 每 2 周 1 次 | 不能催，否则反感 |
| 国际学校 | 4-8 周 | 每周 1 次 + 面试 | 有 waiting list，要备方案 B |
| AEIS 考试 | 考后 6-10 周放榜 | 放榜后 48h 内反馈家长 | Fallback 路径要提前锁 |
Offer 到手 → 学生确认 SOP
- 收到 Offer PDF 后 2 小时内发给学生家长（企微 + 邮件双发）
- 电话 1 次，讲解 Offer 条款（录取条件 / deadline / 学费 / 学校确认费）
- 家长确认接受后，销售立刻提醒"学校确认费 deadline"（通常 7-14 天）
- 学校确认费到账后，运营代缴到学校 + 保留凭证（代缴收据发家长备份）
- 运营部打标"offer_confirmed=true"，触发行前阶段 SOP
5.5 常见坑（吃过亏才知道的）
坑 1
Offer 有条件（Conditional）
要补语言 / 补成绩 / 补材料，家长以为"已录"结果开学前才发现条件没满足
坑 2
学校改 intake 时间
学校把开学从 9 月改 2 月，学生时间全乱，签证要重办
坑 3
材料英文版漏翻译 / 公证
提交被打回，浪费 2 周
坑 4
成绩单中英文不一致
学生国内成绩单 GPA 算法和新加坡不同，要做对照表
坑 5
申请材料里签名漏了
家长签名 / 学生签名缺一律打回
坑 6
报名费代缴收据缺失
家长事后质疑"这钱去哪了"，财务没有凭证就是坑
申请阶段 checklist（运营部必跑）
- ✅ 首款到账凭证存档（D1）
- ✅ 文书 3 件套完稿（D7）
- ✅ 材料清单核查（护照扫描 / 成绩单 / 推荐信 / 体检）（D10）
- ✅ 网申提交（D14）
- ✅ 报名费代缴 + 凭证回传学生（D14）
- ✅ 每周 Offer 跟进记录（D14+）
- ✅ Offer 到手后 2h 通知家长（D+N）
- ✅ 学校确认费 deadline 提醒（-3D / -1D）
- ✅ 学校确认费代缴 + 凭证（D+N+7）
- ✅ 行前阶段触发（D+N+7）
交付物：给家长的"申请阶段"周报
每周 1 次企微群内推送"申请进度"，包含：
- 已提交学校（校名 + 提交日 + 跟进状态）
- 待补材料（如有，清单列出）
- 下一周预计动作
- 常见问题 FAQ（循环教育家长）
SaaS 赋能点：在 CRM 里做一个"学生时间线"视图，每次申请动作自动推周报给家长群，运营节省 2h/周/10 学生。是 12-技术栈 里 Phase2D 要做的事。